POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD

AID@ IA — Agencia de Inteligencia Artificial

Última actualización: 11 de octubre de 2026

1. Identificación del responsable del tratamiento

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos bajo los cuales AID@ IA, marca comercial dedicada al desarrollo de soluciones de inteligencia artificial, automatización, desarrollo web y marketing digital, recolecta, almacena, utiliza, actualiza, transmite, conserva y, cuando corresponda, suprime los datos personales de sus usuarios, clientes, proveedores y demás personas con las que mantiene una relación comercial o digital.

Responsable del tratamiento: COLOMBIAN GOLDEN GROUP SAS.

Nombre comercial: AID@ IA — Artificial Intelligence Developer.

NIT o identificación: 901427744.

Domicilio: MEDELLIN CRA 24 # 11- 46 BARRIO BUENOS AIRES .

Correo para consultas de privacidad: arificialintelligencedeveloper@gmail.com.

Teléfono o WhatsApp de contacto: +57 3332366797.

En esta política, el responsable se denominará “AID”, “nosotros” o “el Responsable”.

2. Marco normativo

Esta política se rige principalmente por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y las demás disposiciones colombianas que resulten aplicables en materia de protección de datos personales.

AID realizará el tratamiento de los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

3. Definiciones

Para la interpretación de esta política se aplicarán, entre otras, las siguientes definiciones:

Dato personal: información que identifica o puede asociarse con una persona natural determinada o determinable.
Titular: persona natural a quien corresponden los datos personales.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, utilización, circulación, actualización o supresión.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del Responsable.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular, cuando sea legalmente exigible.
Dato sensible: información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, de acuerdo con la ley.
Aviso de privacidad: comunicación mediante la cual se informa sobre la existencia de esta política, su acceso y las finalidades del tratamiento.

4. Alcance

Esta política se aplica a los datos personales que AID recolecte a través de:

El sitio web https://aidia.site/.
Formularios de contacto, solicitudes de información y cotizaciones.
Conversaciones por WhatsApp, correo electrónico y otros canales de comunicación habilitados.
Procesos de contratación, facturación, soporte y prestación de servicios.
Agentes conversacionales, asistentes de inteligencia artificial y automatizaciones que AID opere o configure, en la medida en que AID tenga responsabilidad sobre el tratamiento.
Relaciones con proveedores, aliados comerciales y contratistas.
Otros medios digitales o físicos utilizados legítimamente por AID.

Esta política también contempla la información de terceros que los clientes puedan incorporar a los sistemas de IA, automatizaciones o plataformas que AID desarrolle o configure, conforme a las responsabilidades y autorizaciones que correspondan en cada caso.

5. Categorías de datos personales que podemos tratar

Dependiendo de la interacción con AID, podemos tratar las siguientes categorías:

5.1. Datos de identificación y contacto

Nombre, apellidos, empresa, cargo, número de teléfono, dirección de correo electrónico y demás datos que el Titular suministre voluntariamente.

5.2. Datos comerciales y contractuales

Información necesaria para elaborar cotizaciones, formalizar contratos, gestionar pedidos, prestar servicios, realizar pagos, emitir facturas, mantener comunicaciones comerciales y atender solicitudes de soporte.

5.3. Datos técnicos y de navegación

Cuando las herramientas utilizadas en el sitio lo permitan, podrían recopilarse datos como dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas consultadas, fecha y hora de acceso, registros técnicos y datos asociados a cookies o tecnologías similares. Su recolección dependerá de las herramientas efectivamente instaladas y de la configuración de privacidad aplicable.

5.4. Información suministrada durante conversaciones

Mensajes, instrucciones, documentos, imágenes, audios, videos y otros contenidos que los usuarios remitan voluntariamente para solicitar información, recibir asistencia o utilizar servicios contratados.

Antes de enviar información personal de terceros a un sistema de IA, el usuario deberá contar con la autorización o la base jurídica que corresponda y limitar los datos a los estrictamente necesarios.

5.5. Datos de facturación y transacciones

Los datos necesarios para gestionar obligaciones comerciales, contables, tributarias y contractuales, de acuerdo con las normas aplicables.

AID no pretende recopilar información financiera sensible, claves bancarias, contraseñas o códigos de autenticación que no sean necesarios para la prestación del servicio.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades, según la relación existente con el Titular:

Responder consultas, solicitudes y mensajes enviados a través del sitio web o de los canales de contacto.
Preparar, presentar y hacer seguimiento a cotizaciones y propuestas comerciales.
Informar sobre los servicios de desarrollo web, inteligencia artificial, automatización, marketing digital y presencia digital.
Gestionar la contratación, configuración, implementación, mantenimiento y soporte de los servicios solicitados.
Administrar la relación con clientes, proveedores y aliados comerciales.
Gestionar pagos, facturación, obligaciones contables y cumplimiento de deberes legales.
Configurar y operar agentes comerciales, asistentes personales, integraciones y automatizaciones solicitadas por el cliente.
Atender solicitudes, peticiones, consultas y reclamos relacionados con los servicios o con los datos personales.
Prevenir accesos no autorizados, usos fraudulentos, abusos de los sistemas e incidentes de seguridad.
Mantener registros técnicos y realizar diagnósticos para mejorar la estabilidad y el funcionamiento de los servicios.
Enviar información comercial, novedades, promociones o comunicaciones publicitarias cuando exista autorización o una base jurídica válida para ello.
Cumplir obligaciones legales, requerimientos de autoridades competentes y disposiciones contractuales aplicables.

AID no utilizará los datos personales para finalidades incompatibles con las informadas al Titular, salvo que exista una base jurídica que lo permita y se cumplan los deberes de información correspondientes.

El envío de comunicaciones comerciales podrá rechazarse en cualquier momento mediante el mecanismo indicado en el mensaje o a través de los canales de contacto de AID.

7. Autorización para el tratamiento

Cuando la ley lo exija, AID solicitará autorización previa, expresa e informada para tratar los datos personales.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales o mediante conductas inequívocas que legalmente permitan demostrar el consentimiento. El silencio no se entenderá, por sí solo, como autorización.

AID conservará la evidencia de las autorizaciones cuando corresponda.

La autorización para recibir publicidad o comunicaciones comerciales se solicitará de forma diferenciada cuando resulte necesario. La negativa a recibir publicidad no impedirá, por sí misma, gestionar una solicitud o prestar un servicio cuando el tratamiento de los datos sea necesario para ello.

8. Derechos de los titulares

De conformidad con la legislación colombiana, los Titulares podrán:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea exigible.
Ser informados, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento.
Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de los datos cuando proceda legalmente.
Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento, en los términos previstos por la ley.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable, cuando corresponda.
Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, en los términos legales aplicables.

Estos derechos se ejercerán con las limitaciones y excepciones establecidas por la ley. La supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal o contractual que haga necesario conservar los datos.

9. Procedimiento para consultas, reclamos y solicitudes

El Titular o su representante debidamente acreditado podrá presentar solicitudes al correo [CORREO DE PRIVACIDAD], indicando en el asunto “Protección de datos personales”.

9.1. Consultas

Las consultas deberán permitir identificar al Titular, describir la información solicitada y proporcionar un medio de respuesta.

AID atenderá las consultas dentro del término legal aplicable, que como regla general es de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no sea posible atenderlas dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, sin exceder cinco (5) días hábiles adicionales.

9.2. Reclamos

Los reclamos podrán presentarse para solicitar la corrección, actualización o supresión de datos, revocar la autorización cuando proceda o denunciar un presunto incumplimiento de las obligaciones legales.

El reclamo deberá incluir la identificación del Titular, una descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que se deseen hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, AID requerirá al interesado para que lo subsane dentro del término legal. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante aporte la información necesaria, se aplicarán las consecuencias previstas en la normativa.

Cuando el reclamo esté completo, se tramitará dentro del término legal aplicable, que como regla general es de quince (15) días hábiles. Si no fuera posible responder dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Si se recibe un reclamo que deba ser tramitado por otro Responsable, se procederá conforme a las reglas legales aplicables.

9.3. Identificación del solicitante

AID podrá solicitar información razonable para verificar la identidad del Titular o las facultades de su representante, evitando recopilar datos excesivos para ese propósito.

10. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad

AID no solicitará datos sensibles salvo que sean necesarios para una finalidad legítima y se cumplan los requisitos legales correspondientes.

Cuando se requiera autorización para tratar datos sensibles, esta será explícita y se informará al Titular que no está obligado a autorizar su tratamiento, salvo las excepciones legales aplicables.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes estará sujeto a las restricciones y garantías previstas en la legislación colombiana, especialmente la protección de su interés superior y el respeto de sus derechos fundamentales.

11. Uso de inteligencia artificial y herramientas tecnológicas

AID desarrolla, configura o integra soluciones que pueden incorporar inteligencia artificial, agentes conversacionales, procesamiento de mensajes, automatizaciones y servicios de terceros.

Cuando estas soluciones traten datos personales:

El tratamiento deberá responder a las finalidades informadas y a las instrucciones contractuales aplicables.
Podrán utilizarse proveedores tecnológicos necesarios para alojar, procesar, transmitir o almacenar información, según la arquitectura del servicio contratado.
El acceso a los datos deberá limitarse a lo necesario para la operación y el soporte del servicio.
No se prometerá que una respuesta generada por IA sea siempre exacta, completa o libre de errores.
La información sensible, confidencial o de terceros no deberá incorporarse a una herramienta sin verificar previamente la autorización, las condiciones del proveedor y la necesidad del tratamiento.
Los datos no se utilizarán para entrenar modelos propios ni se autorizará su uso para entrenamiento por parte de terceros, salvo que exista una base jurídica adecuada, se informe al Titular cuando corresponda y se obtengan las autorizaciones necesarias.

Los servicios de terceros pueden operar bajo sus propias políticas de privacidad y condiciones. AID procurará identificar los proveedores relevantes para cada implementación, sin asumir control sobre las prácticas independientes de dichos proveedores.

12. Transmisión y transferencia de datos

AID podrá compartir datos personales con proveedores tecnológicos, servicios de alojamiento, plataformas de mensajería, proveedores de inteligencia artificial, herramientas de automatización, servicios de correo, sistemas de gestión y asesores profesionales, cuando sea necesario para las finalidades autorizadas o exista otra base jurídica válida.

Cuando un proveedor trate datos por cuenta de AID, se determinarán las condiciones aplicables a su papel como Encargado y se formalizarán los acuerdos exigidos por la normativa, cuando corresponda.

Cuando se transmitan o transfieran datos a otros países, AID verificará los requisitos legales aplicables a la operación concreta, incluidas las reglas sobre transferencias internacionales y las excepciones legalmente permitidas.

Los destinatarios recibirán únicamente los datos que resulten necesarios para la finalidad correspondiente.

13. Seguridad y confidencialidad

AID adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas a la naturaleza de la información y a los riesgos del tratamiento, con el objetivo de proteger los datos contra pérdida, alteración, acceso no autorizado, divulgación o uso indebido.

Las medidas específicas dependerán de los sistemas utilizados y de las responsabilidades de cada parte. Ningún sistema conectado a internet puede garantizar una seguridad absoluta.

Cuando corresponda, AID gestionará los incidentes de seguridad y realizará las notificaciones legalmente exigibles.

14. Conservación y supresión de datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender la relación contractual, resolver reclamaciones y cumplir obligaciones legales, contables o tributarias.

Una vez desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista una obligación legal o contractual de conservación, los datos serán suprimidos, anonimizados o sometidos a medidas equivalentes, según resulte procedente.

Los plazos de conservación podrán variar según la categoría de información, el servicio prestado y las obligaciones legales aplicables.

15. Cookies y tecnologías similares

El sitio web podrá utilizar cookies u otras tecnologías para el funcionamiento técnico, la seguridad, la medición de visitas o la personalización, siempre que dichas herramientas estén efectivamente implementadas.

Cuando corresponda, el sitio informará sobre las cookies utilizadas, sus finalidades, sus proveedores y las opciones para aceptarlas, rechazarlas o configurarlas.

El usuario podrá gestionar las cookies mediante la configuración de su navegador y los mecanismos de consentimiento disponibles en el sitio. La desactivación de ciertas cookies técnicas podría afectar algunas funcionalidades.

16. Enlaces y plataformas de terceros

El sitio web puede contener enlaces a servicios externos, plataformas de mensajería o herramientas de terceros.

Al acceder a ellos, el usuario podrá quedar sujeto a las políticas y condiciones de los respectivos proveedores. AID no controla necesariamente sus sitios, sus sistemas ni sus prácticas de tratamiento independientes.

Se recomienda consultar las políticas de privacidad de cada plataforma antes de compartir información.

17. Deberes de los usuarios y clientes

Quienes utilicen los servicios de AID deberán:

Suministrar información veraz y actualizada.
No incorporar datos personales de terceros sin contar con la autorización o base jurídica correspondiente.
Respetar los derechos de los titulares cuyos datos administren.
Evitar enviar información innecesaria, confidencial o sensible a herramientas que no estén autorizadas para tratarla.
Informar a AID sobre las restricciones legales o contractuales relevantes para el tratamiento de datos en sus sistemas.
Utilizar las soluciones tecnológicas de forma lícita y conforme al alcance contratado.

Cuando el cliente determine las finalidades y los medios esenciales del tratamiento de los datos de sus propios usuarios, deberá asumir las obligaciones que le correspondan como Responsable. AID podrá actuar como Encargado cuando trate esos datos por cuenta del cliente, según la configuración y el contrato aplicable.

18. Modificaciones de esta política

AID podrá actualizar esta política para reflejar cambios normativos, operativos, tecnológicos o comerciales.

La versión vigente estará disponible en el sitio web e indicará la fecha de actualización. Cuando un cambio requiera información o autorización adicional, se realizarán las actuaciones correspondientes conforme a la ley.

19. Autoridad de protección de datos

En Colombia, la Superintendencia de Industria y Comercio es la autoridad competente para ejercer las funciones que la ley le atribuye en materia de protección de datos personales.

Los Titulares podrán acudir a dicha autoridad en los casos y bajo los requisitos establecidos en la normativa vigente.

20. Contacto

Para consultas, reclamos, solicitudes de actualización, supresión o revocatoria relacionada con datos personales, puedes comunicarte con: